Calendário anual de obrigações do condomínio: dicas e orientações para evitar contratempos
Um dos principais desafios dos síndicos é organizar as obrigações de condomínios ao longo do ano. São muitas as tarefas que envolvem a gestão condominial, desde a realização de assembleias até a manutenção das áreas comuns. Para facilitar o planejamento e a execução das atividades, é recomendável montar um calendário com as principais obrigações de cada mês. Assim, o síndico pode se antecipar aos problemas, evitar atrasos e garantir o bom funcionamento do condomínio.
Você é síndico de um condomínio e quer se organizar melhor para cumprir todas as suas obrigações? Então, confira este calendário que montamos com as principais tarefas que você deve realizar nos próximos meses. Assim, você evita imprevistos, multas e reclamações dos moradores.
Neste post, vamos apresentar um modelo de calendário com as obrigações de condomínios para que síndicos possam se organizar e evitar contratempos, Confira!
Calendário anual de obrigações do condomínio
Janeiro
Assembleia Geral Ordinária (AGO)
O primeiro mês do ano é marcado pela realização da Assembleia Geral Ordinária (AGO), que é obrigatória por lei e deve ocorrer uma vez por ano. Nessa reunião, os condôminos devem aprovar a prestação de contas do ano anterior, o orçamento para o ano seguinte e eleger o síndico e o conselho fiscal, se for o caso. O art. 1.350 do Código Civil determina que a AGO deve ser convocada pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Contratação ou Renovação do Seguro do condomínio
Outra obrigação importante de janeiro é a contratação ou renovação do seguro condominial, que é obrigatório por lei e deve cobrir danos causados por incêndio, queda de raio e explosão. O seguro deve ser contratado com uma empresa idônea e ter uma apólice adequada às características do condomínio.
Manutenção anual dos equipamentos contra incêndio
Os equipamentos contra incêndio são essenciais para garantir a segurança dos moradores e do patrimônio de um condomínio. Por isso, é importante realizar periodicamente a manutenção preventiva desses equipamentos, como a recarga de extintores e o teste de mangueiras. Essas medidas evitam que os equipamentos fiquem inoperantes ou com defeito em caso de emergência, podendo comprometer o combate ao fogo e a evacuação das pessoas. Além disso, a manutenção dos equipamentos contra incêndio é uma exigência legal, que deve ser cumprida pelos síndicos e administradores de condomínios, sob pena de multa ou interdição do imóvel. Portanto, é fundamental contratar uma empresa especializada e credenciada para realizar a manutenção dos equipamentos contra incêndio, seguindo as normas técnicas e os prazos estabelecidos.
Fevereiro
Entrega da DIRF
Em fevereiro, o síndico deve entregar a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) à Receita Federal, que é um documento que informa os rendimentos pagos pelo condomínio aos seus funcionários e prestadores de serviços, bem como os impostos retidos na fonte. A DIRF deve ser entregue até o último dia útil de fevereiro e pode ser preenchida pelo próprio síndico, pela administradora do condomínio ou por um contador.
Março
Cuidados com o jardim
O mês de março é ideal para cuidar do jardim do condomínio, que pode ter sofrido com as altas temperaturas do verão. É recomendável fazer uma poda das plantas, adubar o solo, regar adequadamente e eliminar pragas e ervas daninhas. Além de embelezar o ambiente, um jardim bem cuidado contribui para a qualidade do ar e o bem-estar dos moradores.
Calendário anual de obrigações do condomínio
Calendário anual de obrigações do condomínio
Abril
Inspeção predial
Abril é o mês da inspeção predial, que é uma avaliação técnica das condições estruturais, funcionais e de segurança do edifício. A inspeção deve ser realizada por um profissional habilitado, que irá emitir um laudo com as recomendações necessárias para garantir a conservação e a valorização do imóvel. A periodicidade da inspeção varia conforme o tipo e a idade do edifício, mas é recomendável fazê-la pelo menos uma vez por ano.
Autovistoria Predial (obrigatória a cada 5 anos)
A autovistoria predial é um procedimento que visa garantir a segurança e a conservação dos edifícios, por meio de uma avaliação técnica das condições estruturais, elétricas, hidráulicas, de gás e de incêndio. A autovistoria predial é obrigatória em alguns municípios brasileiros, como Rio de Janeiro, São Paulo e Belo Horizonte, e deve ser realizada por profissionais habilitados, como engenheiros ou arquitetos. A autovistoria predial é importante para prevenir acidentes, evitar multas, valorizar o imóvel e preservar a qualidade de vida dos moradores e usuários dos edifícios. Exija o LTVP – Laudo Técnico de Vistoria Predial e seu respectivo registro junto a Prefeitura local.
Vistoria de marquises (obrigatória a cada 3 anos)
Prédios que possuem marquises são obrigados a realizar uma vistoria a cada 3 anos. As marquises são estruturas que se projetam sobre as calçadas, oferecendo proteção contra o sol e a chuva. Elas podem ser feitas de diversos materiais, como concreto, metal, vidro ou madeira. Porém, para garantir a segurança dos pedestres e dos moradores, é essencial que as marquises sejam vistoriadas periodicamente por profissionais qualificados. A vistoria de marquises visa verificar as condições estruturais, a estabilidade, a resistência e a durabilidade delas. Além disso, a vistoria também pode identificar possíveis problemas, como infiltrações, corrosões, fissuras, rachaduras ou descolamentos, que podem comprometer a integridade das marquises e causar acidentes graves. Por isso, é importante que os proprietários das edificações que possuem marquises cumpram com as normas técnicas e as legislações municipais que regulamentam a manutenção e a inspeção dessas estruturas. Assim, eles contribuirão para a preservação do patrimônio e para a prevenção de riscos à vida humana. Exija o Laudo de Vistoria da Marquise e seu respectivo registro junto a Prefeitura local.
Dedetização e desratização
Outra obrigação de abril é a dedetização e desratização do condomínio, que consiste na aplicação de produtos químicos para eliminar insetos e roedores que podem transmitir doenças e causar danos ao patrimônio. A dedetização e desratização devem ser feitas por uma empresa especializada e licenciada pelos órgãos competentes. A frequência da dedetização e desratização depende da incidência de pragas no local, mas é recomendável fazê-las pelo menos duas vezes por ano.
Maio
Obras
Maio é um bom mês para realizar obras no condomínio, seja para reparar danos causados pelas chuvas ou para melhorar as instalações. As obras devem ser planejadas com antecedência, orçadas com diferentes fornecedores, autorizadas pela assembleia e executadas por profissionais qualificados. Além disso, é preciso respeitar as normas técnicas e legais que regem as obras em condomínios, como o Código Civil, que estabelece no Art. 96 que as obras devem preservar a forma e a cor da fachada, e no Art. 1.341 que as obras que alterem a estrutura do edifício ou comprometam a segurança devem ter a aprovação de dois terços dos condôminos.
Limpeza de caixa d’água e cisterna
Outra obrigação de maio é a limpeza de caixa d’água e cisterna, que são os reservatórios que armazenam a água que abastece o condomínio. A limpeza deve ser feita por uma empresa especializada e credenciada pela vigilância sanitária, que irá higienizar, desinfetar e analisar a qualidade da água. A limpeza deve ser feita pelo menos uma vez por ano, para evitar a proliferação de bactérias, fungos e outros micro-organismos que podem causar doenças.
Calendário anual de obrigações do condomínio
Calendário anual de obrigações do condomínio
Junho
Cursos de capacitação para funcionários e síndico
Junho é o mês dos cursos de capacitação para funcionários e para o síndico. Esses cursos são importantes para atualizar os conhecimentos, desenvolver as habilidades e melhorar o desempenho dos profissionais que trabalham no condomínio. Há cursos de diversas áreas, como administração, contabilidade, legislação, segurança, manutenção, limpeza, jardinagem, portaria, entre outras. Os cursos podem ser presenciais ou online, gratuitos ou pagos, e devem ser escolhidos de acordo com as necessidades e os interesses de cada um.
Período de férias escolares
Junho também é o mês do início do período de férias escolares, que pode alterar a rotina do condomínio. Com mais crianças em casa, é preciso reforçar as regras de convivência e de uso das áreas comuns, como o salão de festas, a piscina, o playground e a quadra. Além disso, é preciso orientar os pais sobre os cuidados com a segurança dos filhos, como não os deixar sozinhos no elevador, na garagem ou nas escadas.
Julho
Reforço na segurança
Julho é o mês do reforço na segurança do condomínio, que pode ser alvo de criminosos durante as férias de inverno. Para prevenir assaltos e invasões, é preciso adotar algumas medidas:
Orientações para funcionários
– Reformas no prédio: só liberar a entrada de trabalhadores e prestadores de serviços cadastrados pela empresa contratada, usando identificação com foto.
– Nos momentos de limpeza e coleta de resíduos: deixar as portas do edifício trancadas.
– No acesso ou saída de pessoas do condomínio: só destravar os portões depois de conferir se não há pessoas suspeitos por perto.
– Não falar sobre a vida particular dos moradores, como horários em que estão disponíveis e outras informações.
– Não guardar chaves dos apartamentos e veículos dos moradores.
Orientações para moradores
– Toda vez que for entrar no edifício ou condomínio: observe se não há alguém desconhecido ou com comportamento estranho nas proximidades.
– Jamais permita que um desconhecido entre junto com você pelo portão de pedestres. Gentilmente, diga que o porteiro vai atender a pessoa pelo interfone e feche o portão sem constrangimento.
– Quando for receber visitantes: informe na portaria o nome das pessoas que vão procurar por você e não autorize a entrada de ninguém sem ser avisado.
– Não divulgue sobre a rotina de moradores e funcionários do condomínio.
Agosto
Cuidados com a piscina
Agosto é o mês dos cuidados com a piscina do condomínio, que pode estar suja ou danificada após o uso intenso nas férias. É preciso fazer uma limpeza completa da piscina, verificando o pH, o cloro e a alcalinidade da água, além de escovar as paredes e aspirar o fundo. Também é preciso fazer uma manutenção preventiva dos equipamentos da piscina, como bomba, filtro e aquecedor, trocando peças desgastadas ou defeituosas. A limpeza e a manutenção da piscina devem ser feitas por um profissional capacitado ou por uma empresa especializada.
Setembro
Cuidados com o jardim
Se o seu condomínio tem áreas verdes, este é o momento de fazer uma manutenção caprichada no jardim. Aproveite que a primavera está chegando e faça a poda das plantas, a adubação do solo, a limpeza das folhas secas e a irrigação adequada. Um jardim bem cuidado valoriza o ambiente e traz mais beleza e harmonia para o condomínio.
Outubro
Dedetização e desratização
Para evitar a proliferação de pragas urbanas, como baratas, ratos, formigas e mosquitos, é recomendável fazer a dedetização e a desratização do condomínio pelo menos duas vezes por ano. Outubro é um bom mês para realizar esse serviço, pois antecede o período mais quente e chuvoso do ano, quando esses animais costumam aparecer mais. Lembre-se de contratar uma empresa especializada e de avisar os moradores com antecedência sobre a data e os cuidados necessários.
Para-raios
Outra obrigação importante para os síndicos é a manutenção dos para-raios do condomínio. Esse equipamento é essencial para proteger o prédio de descargas elétricas atmosféricas, que podem causar danos materiais e até mesmo fatais. A norma técnica da ABNT (NBR 5419) determina que os para-raios devem ser inspecionados anualmente por um profissional habilitado, que deve emitir um laudo técnico com as condições do sistema. Caso haja alguma irregularidade, o síndico deve providenciar os reparos necessários.
Novembro
Documentação para a entrega de obrigações fiscais
O final do ano está chegando e é hora de preparar a documentação para a entrega das obrigações fiscais do condomínio. Entre elas, estão a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Informe de Rendimentos dos Condôminos. Esses documentos devem ser entregues até o final de fevereiro do ano seguinte, mas é bom se antecipar e já deixar tudo pronto em novembro. Assim, você evita correria e erros que podem gerar multas e problemas com a Receita Federal.
Decoração de Natal
O Natal é uma época de festa e confraternização, e muitos condomínios gostam de entrar no clima e decorar as áreas comuns com luzes, guirlandas, árvores e outros enfeites. Se esse for o caso do seu condomínio, novembro é o mês ideal para planejar e executar a decoração natalina. Você pode contar com a ajuda de uma comissão de moradores ou contratar uma empresa especializada. O importante é respeitar o orçamento disponível e as normas de segurança elétrica.
Período de férias escolares
Além das rotinas administrativas, financeiras e jurídicas, é preciso estar atento às demandas sazonais, como as férias escolares. Nesse período, o fluxo de crianças e adolescentes nas áreas comuns aumenta, exigindo cuidados especiais com a segurança, a manutenção e a convivência. Por isso, é importante montar um calendário com as principais ações que devem ser tomadas para garantir o bem-estar de todos. Veja algumas dicas:
– Ter atenção à manutenção das áreas de recreação: piscina, playground, quadra, salão de jogos e outros espaços destinados ao lazer devem estar em boas condições de uso e higiene. Verifique se há necessidade de reparos, limpezas, trocas de peças ou equipamentos. Providencie os serviços com antecedência e informe aos moradores sobre os dias e horários em que as áreas estarão indisponíveis.
– Estipular regras específicas para a circulação nas áreas comuns: para evitar acidentes, conflitos e danos ao patrimônio, é fundamental que haja normas claras sobre o uso dos espaços coletivos. Por exemplo: definir o limite de convidados por apartamento, o horário de funcionamento das áreas de lazer, a necessidade de acompanhamento de um responsável pelos menores de idade, a proibição de animais domésticos, bebidas alcoólicas ou objetos cortantes. Divulgue as regras por meio de cartazes, comunicados ou assembleias e oriente os funcionários a fiscalizarem o cumprimento delas.
– Planejar atividades extras, como brincadeiras, jogos e campeonatos: uma forma de entreter as crianças e promover a integração entre os moradores é oferecer opções de diversão dentro do condomínio. Você pode organizar gincanas, torneios esportivos, oficinas artísticas, sessões de cinema ou contação de histórias. Para isso, conte com a ajuda de voluntários ou contrate profissionais especializados. Lembre-se de respeitar os interesses e as faixas etárias dos participantes e de seguir as medidas sanitárias contra a covid-19.
– Contratar assessoria esportiva ou recreativa: se o seu condomínio dispõe de recursos financeiros suficientes, você pode optar por contratar uma empresa que ofereça serviços de recreação infantil ou adulta. Essa é uma forma de garantir a qualidade e a segurança das atividades, além de evitar sobrecarga para os funcionários do condomínio. Pesquise as opções disponíveis no mercado e escolha aquela que melhor se adapte às necessidades e ao perfil dos moradores.
– Pensar em campanhas para deixar as crianças longe de áreas perigosas, como a garagem: por fim, é essencial conscientizar os pais e as crianças sobre os riscos que existem em algumas áreas do condomínio, como a garagem, o elevador de serviço, a casa de máquinas ou o telhado. Você pode criar campanhas educativas com slogans, cartazes ou vídeos que alertem sobre os perigos e as consequências de acessar esses locais sem autorização ou supervisão. Além disso, reforce a sinalização dessas áreas e mantenha-as trancadas ou bloqueadas.
Dezembro
Planejamento de férias dos funcionários
Dezembro é o mês das férias escolares e muitos moradores aproveitam para viajar. Por isso, é preciso planejar bem as férias dos funcionários do condomínio, como porteiros, zeladores, faxineiros e jardineiros. O ideal é que haja um revezamento entre eles, para que não falte pessoal para atender às demandas do condomínio. Além disso, é preciso verificar se há necessidade de contratar funcionários temporários ou terceirizados para cobrir as ausências.
Reforço na segurança
Com a movimentação maior de pessoas entrando e saindo do condomínio durante as férias, é preciso reforçar as medidas de segurança para evitar furtos, roubos e invasões. Algumas dicas são: orientar os funcionários a não permitirem a entrada de pessoas desconhecidas sem autorização dos moradores, instalar câmeras de vigilância nas áreas comuns, manter os portões e as portas sempre fechados e iluminados, e solicitar aos moradores que avisem a administração quando forem viajar.
Boleto da cota de janeiro
Por fim, uma dica para facilitar a vida dos síndicos e dos condôminos é antecipar o envio do boleto da cota condominial de janeiro. Assim, os moradores podem se programar melhor para pagar o valor no prazo, evitando a inadimplência e os juros. Além disso, o condomínio garante uma receita extra para cobrir as despesas extras do final do ano, como o 13º salário dos funcionários e a decoração de Natal.
Esperamos que este calendário seja útil para você se organizar melhor como síndico e cumprir todas as suas obrigações com tranquilidade. Se este conteúdo foi útil para você, compartilhe nas redes sociais com seus amigos e parentes que são síndicos ou conselheiros de condomínios.
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Várias dessas obrigações podem ser antecipadas através de uma Autovistoria Predial
Veja o Vídeo do Engenheiro Márcio Monteiro sobre a Autovistoria realizada em Condomínios
Calendário anual de obrigações do condomínio
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